Financiële thuiszorg: uw organisatie vitaal de toekomst in!

Uit onderzoek van het Finse softwarebedrijf Basware (bron: NU.nl) is gebleken dat op financieel/administratief gebied de MKB ondernemer heel veel tijd besteed aan zaken waarop eigenlijk niet de focus zou moeten liggen. De MKB-ondernemer maar zeker ook de medewerker is te veel tijd kwijt aan zaken die niet tot zijn of haar takenpakket horen. Door het automatiseren van financiële processen worden fouten voorkomen en wordt kostbare tijd gewonnen die ingezet kan worden voor de dingen die echt waarde toevoegen!

Historie en cultuur

Voor de crisis was groei bijna elk jaar vanzelfsprekend en was een positieve winstverwachting de constante factor. Echter, de afgelopen jaren zijn ondernemingen gestabiliseerd, zo niet dan wel afgeslankt, en het is moeilijker om een gezonde basis terug te vinden. De positieve instelling van weleer en het gemak waarmee ondernemen gepaard ging, hadden zo hun invloed op de cultuur en kernwaarden van een bedrijf. Het succes werd en wordt nog steeds bepaald door het geheel van waarden en normen die worden gedeeld binnen een organisatie. Het is belangrijk om ervoor te waken dat de cultuur houdbaar is en houdbaar blijft om zo invloeden van buitenaf te kunnen trotseren. Invloeden die niet altijd voorzienbaar zijn maar wel hun beslag kunnen leggen op de dynamiek binnen een bedrijf en haar mensen.

Nieuwe werkelijkheid

Een verandering van de markt kan er soms voor zorgen dat je als organisatie redelijk snel moet aanpassen aan de nieuwe werkelijkheid. De afgelopen zes jaar heeft deze nieuwe werkelijkheid behoorlijke sporen achtergelaten in de maatschappij, in de economie en organisaties. We zijn nu zover dat we ons realiseren dat groeien nog steeds kan en mag maar wel op een verantwoorde manier. Groei op een manier die in evenwicht is met mens, maatschappij en milieu. Groei waarbij de kernwaarden van een bedrijf opnieuw worden uitgevonden en in lijn zijn met communicatie en leiderschap.

Veranderen

De oude werkelijkheid heeft ook slachtoffers gemaakt die in de nieuwe werkelijkheid hun draai (vooralsnog) niet kunnen vinden. Heeft u zich vroeger weinig bekommerd om de ontwikkelbehoefte van uw medewerkers? Nagedacht of zij op de lange termijn nog wel zouden passen binnen de organisatie? Waren zij altijd “eager” om nieuwe dingen te leren?

Het is altijd belangrijk geweest om te blijven investeren in een gezonde en dynamische groep medewerkers. Echter, er was vroeger altijd wel (financiële) ruimte om een collega te ontzien en hem of haar vooral die dingen te laten blijven doen waar hij of zij goed in was. Het was toch altijd lastig om weer zo’n gesprek te moeten aangaan……..

Het is nu alleen al vanwege lijfsbehoud van belang om te kijken naar wat iedere medewerker nu echt toevoegt aan de organisatie. We moeten ons afvragen of de taken goed zijn verdeeld? Maken we optimaal gebruik van een ieders talent? Doen we geen dubbel werk? Is hij of zij wel echt gemotiveerd en zo niet, wat doen we daaraan?

“Software is eating the world”

Wat er nu staat te gebeuren, gaat veel verder dan de crisis. De crisis is niet de aanleiding maar een accelerator van veel ontwikkelingen en veranderingen. De wereld wordt kleiner en kleiner, banen verdwijnen en komen echt niet meer terug, talent wordt veel belangrijker dan studie; opleiding wordt geen onderscheidend vermogen meer. Het financieel-administratieve beroep staat op de nominatie om uit te sterven door automatisering van veel financiële processen. Ik weet zeker dat als de financieel-administrateur op MBO-niveau niet aan zichzelf gaat werken, hij of zij binnen nu en tien jaar geen plaats meer kan bemachtigen op de arbeidsmarkt. En tien jaar is hierbij een ruim gekozen getal.

Vitaal

Door reorganisaties en afslankingen zie je dat veel MKB bedrijven een zware financiële top hebben. Het is van belang om de taakverdeling binnen een organisatie opnieuw in kaart te brengen en te gaan herverdelen. Zorg ervoor dat iedereen weer gaat doen waar hij of zij goed in is. Ik wil wedden dat er MKB ondernemers zijn die door de crisis weer (noodgedwongen) heel veel taken op zich hebben genomen, taken die nieuwe business niet dichterbij brengen. Een organisatie wordt weer vitaal als de mensen die de organisatie maken weer vitaal worden en meeveren met het arbeidsproces (lees: eisen) van de toekomst.

Mensen

En ja, er zullen mensen zijn die de slag niet meer kunnen of willen maken maar dat is van alle decennia geweest. Echter, gebaseerd op een zorgvuldig en menselijk beleid binnen organisaties kan en mag niet langer verlangd worden dat vooruitgang wordt tegengehouden. We moeten ons met zijn allen realiseren dat werken iets is als constant naar school gaan en nieuwe dingen leren. Dit hoeft geen zware betekenis te krijgen maar houdt wel in dat we moeten willen veranderen en dat training on the job en zelfstudie erbij hoort. Dit zal leiden tot nieuwe uitdagingen en enthousiaste medewerkers.

Automatisering

Vitaliteit van uw onderneming zal steeds meer afhangen van de mate waarin u automatisering heeft doorgevoerd. Automatisering stelt u in staat om meer aandacht te geven aan de werkelijke “klantvraag” en de verspilling daaromheen te elimineren. Het automatiseren van de financiële processen, het elimineren van oude werkwijzen en het creëren van nieuwe zal een totaal ander licht laten schijnen op uw financiële resultaten en uw ruimte om te kunnen ondernemen.

MKBfullservice

Met MKBfullservice wordt rekening gehouden met zowel de maatschappelijke verantwoordelijkheid in directe zin als in indirecte zin. Ik vind het belangrijk dat talent goed wordt ingezet, verspilling wordt voorkomen en iedereen op een positieve manier bijdraagt aan het succes van de organisatie als geheel. Mensen moeten de gelegenheid kunnen krijgen om te veranderen en mee te gaan in de nieuwe wereld; binnen het bedrijf en buiten het bedrijf.

Ik zie een echte win-win situatie in het herverdelen van taken binnen de financiële administratie en aanverwante werkzaamheden waarbij zoveel mogelijk wordt geautomatiseerd. Het ontzorgen van die personen die aan de voorkant van een organisatie bijdragen aan de continuïteit zou een hoge prioriteit moeten krijgen. Talenten worden beter benut en medewerkers op de financiële administratie worden vitaal gehouden of haken op een gezonde manier af. Het vitaal houden van medewerkers komt de maatschappelijke verantwoordelijkheid in indirecte zin ten goede.

Een voorbeeld

Dit jaar ben ik aanraking gekomen met een constructiebedrijf dat door de crisis noodgedwongen moest inkrimpen. Als gevolg hiervan was er sprake van een behoorlijk zware financiële top. Het afslanken van de financiële top was onderdeel van het ingezette plan de onderneming weer gezond te maken. De financiële afdeling is voortgezet met slechts de inzet van de administratieve ondersteuner en delegatie van werkzaamheden naar de financieel directeur en accountant. Dit heeft een behoorlijke positieve impact gehad op de financiële cijfers maar zeker ook op de periodieke informatie voorziening richting directie. De directie heeft nu meer informatie beschikbaar op het moment dat zij daar behoefte aan hebben. In samenwerking met de administratieve ondersteuner wordt het gehele administratieve proces door mij verzorgd tot en met een volledige werkenadministratie aan toe.

De moeite waard

Wat heeft voorgaand opgeleverd? Meer en sneller de juiste informatie beschikbaar en met minder moeite. Betere samenwerking met de accountant en proactieve advisering door beter (online) inzicht in de financiële cijfers. En voor u als ondernemer in harde euro’s?

Door omstandigheden verlies van administrateur  € 72.000         besparing

Accountantskosten  € 12.000 -/-    extra kosten

Totale besparing  € 60.000

Bovenstaand is misschien een extreem voorbeeld maar is wel echt gebeurd. Over de positieve gevolgen van het herverdelen van taken en verantwoordelijkheden heb ik het nog niet eens gehad. Moet u eens kijken hoeveel acquisitie u kunt realiseren als u verlost bent van financieel / administratieve verplichtingen……?

Financiële thuiszorg met MKBfullservice

MKBfullservice is een ander woord voor het uithanden nemen van u financiële zorgen op het gebied van administratie en rapporteren. Het brengt u medewerkers naar een hoger niveau en geeft u de vrijheid terug om weer te ondernemen en nieuwe business te genereren. De voordelen op een rij:

  • Inzicht in de potentie van uw administratieve personeel
  • Herverdeling van taken en verantwoordelijkheden
  • Vrijheid om te ondernemen door delegeren van taken
  • Meer informatie sneller beschikbaar
  • Besparing op accountantskosten en wellicht ook op personeelskosten op een verantwoordelijke manier
  • Proactieve advisering door intensievere samenwerking met accountant
  • Door online toepassingen geen grotere afhankelijkheid van accountant
  • Resultaat verbetering

Wilt u eens sparren over welke mogelijkheden bij u van toepassing zijn? Stuur mij een bericht en ik kom geheel vrijblijvend bij u langs om hierover met u van gedachten te wisselen.